Ständchen müssen gemeldet werden, sofern

a) der Musikverein Veranstalter des Ständchens lt. Rahmenvertrag ist
b) das Ständchen öffentlich ist

Nur öffentliche Musikaufführungen müssen bei der GEMA gemeldet werden.

Was bedeutet aber nun öffentlich im Sinne der GEMA?

Der FAQ-Bereich der GEMA gibt hier Hinweise: Auf die Frage, wann die Nutzung eines Musikwerks öffentlich und damit lizenzpflichtig sei, gibt es keine eindeutige Antwort. Persönliche Verbundenheit der Teilnehmer untereinander (wie zum Beispiel bei einem Ständchen für ein Ehrenmitglied im Rahmen einer privaten Feier oder nur mit der Blaskapelle) spricht dafür, dass die Veranstaltung nicht öffentlich und damit nicht lizenzpflichtig ist. Je größer aber die Teilnehmerzahl einer Veranstaltung, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Veranstaltung öffentlich ist, weil die Personen nicht persönlich miteinander verbunden sein können.